Thuê xe đưa đón chuyên gia nên bắt đầu từ giờ hẹn, địa chỉ và người phụ trách ở mỗi đầu. Khi khách tới sân bay, khách sạn, văn phòng hay nhà máy, một điểm gặp rõ ràng thường hữu ích hơn một lịch chỉ ghi tên địa danh.
Nếu bạn đặt thay khách, hãy thống nhất người nhận thông tin xe và người được liên hệ khi tới nơi. Hai vai trò này có thể khác nhau; đừng để khách phải tự tìm một số điện thoại chưa từng được giới thiệu.
Với chuyến đi có cuộc họp hoặc giờ vào cổng, ghi thời điểm cần có mặt tại nơi làm việc. Dành thời gian cho tập trung khách, hành lý và thủ tục ra vào của chính địa điểm ấy.
Nhu cầu giao tiếp ngoại ngữ, đón nhiều ngày hoặc làm hồ sơ cho doanh nghiệp cần được nêu ngay khi hỏi xe. Chỉ dựa vào phương án đã được phản hồi cho chuyến của bạn, không mặc định các hỗ trợ đó luôn đi kèm.
Tiêu chuẩn phục vụ cần trao đổi trước
Thay vì chỉ ghi “đón chuyên gia”, hãy gửi một bản lịch ngắn để người nhận yêu cầu biết việc nào quan trọng nhất:
- Tên người liên hệ và số điện thoại khách có thể sử dụng.
- Địa chỉ đón, cổng vào hoặc sảnh cần tới.
- Giờ có mặt ở cuộc hẹn, số khách và đồ mang theo.
- Nhu cầu giao tiếp, chờ đón lại và những điểm ghé trong ngày.
Nếu cần trao đổi bằng ngôn ngữ khác, hỏi rõ cách liên lạc có thể bố trí. Không nên để việc này tới lúc khách đã đứng tại điểm đón mới tìm người hỗ trợ.
Có nhiều cuộc hẹn: gửi cả khoảng chờ
Một lượt đưa khách đến văn phòng khác với xe chờ để đi tiếp nhà máy hoặc đón về khách sạn. Ghi thứ tự các nơi, thời gian dự kiến ở lại và nơi kết thúc ngày làm việc. Nếu một cuộc họp chưa biết giờ xong, hãy nói rõ điều đó khi trao đổi phương án chờ.
Với lịch lặp lại, liệt kê từng ngày có dùng xe và những ngày không dùng. Nếu đổi khách hoặc đổi địa chỉ giữa tuần, cập nhật theo từng lượt; không dùng một bản lịch chung khiến người đón phải đoán.
Địa điểm có kiểm soát ra vào cần báo gì?
Hỏi bên tiếp đón về cổng dành cho khách, người xác nhận tại chỗ và thông tin xe cần đăng ký trước. Chỉ gửi thông tin cần thiết cho việc đón trả; tài liệu công việc không liên quan không cần đưa vào ghi chú đặt xe.
Trước ngày đi, kiểm tra khách đã có số liên hệ và địa chỉ đúng. Hỏi thời điểm và kênh nhận thông tin xe để người đi cùng biết sẽ liên lạc với ai khi tới nơi.
Thống nhất chi phí và giấy tờ từ đầu
Nếu doanh nghiệp cần chứng từ, nội dung thanh toán hoặc cách tổng hợp nhiều lượt xe, nêu yêu cầu khi hỏi giá để biết có thể đáp ứng ra sao. Đọc lại phần chờ, đỗ xe, phát sinh khi cuộc họp kéo dài và cách báo đổi lịch trước khi xác nhận.
Gửi lịch đưa đón khách công tác hoặc gọi 0789.711.711. Một bản lịch có địa chỉ, người liên hệ và giờ hẹn sẽ giúp việc trao đổi đi thẳng vào nhu cầu của khách.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ đưa đón chuyên gia
Khi đặt xe đưa đón chuyên gia, cần cung cấp những thông tin gì ở mỗi đầu lịch trình?
Cần bắt đầu từ giờ hẹn, địa chỉ và người phụ trách ở mỗi đầu. Nên gửi một bản lịch ngắn gồm tên người liên hệ, số điện thoại khách có thể sử dụng, địa chỉ đón, cổng vào hoặc sảnh cần tới, giờ có mặt ở cuộc hẹn, số khách và đồ mang theo.
Vai trò của người đặt xe và người nhận thông tin xe nên được thống nhất như thế nào?
Nếu đặt thay khách, cần thống nhất rõ người nhận thông tin xe và người được liên hệ khi tới nơi. Hai vai trò này có thể khác nhau và cần được làm rõ để khách không phải tự tìm số điện thoại chưa từng được giới thiệu.
Cần lưu ý gì khi chuyến đi có nhiều cuộc hẹn hoặc lịch trình chờ đợi?
Cần ghi rõ thứ tự các nơi, thời gian dự kiến ở lại và nơi kết thúc ngày làm việc. Nếu một cuộc họp chưa biết giờ xong hoặc có lịch lặp lại theo ngày, cần nêu rõ thông tin này khi trao đổi phương án chờ.
Địa điểm có kiểm soát ra vào cần cung cấp thêm thông tin gì khi đặt xe?
Nên hỏi bên tiếp đón về cổng dành cho khách, người xác nhận tại chỗ và thông tin xe cần đăng ký trước để gửi vào ghi chú đặt xe.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi có yêu cầu về chi phí, chứng từ và giấy tờ?
Doanh nghiệp cần nêu yêu cầu về nội dung thanh toán, chứng từ hoặc cách tổng hợp nhiều lượt xe ngay khi hỏi giá để biết cách đáp ứng.
